¿Estámos generando valor? (RECOMENDADO)

¿Estámos generando valor? (RECOMENDADO)

Les comparto esta nota enviada por mi gran amigo
Durante el transcurso de una gestión de negocios se presentan varios proyectos donde se realizan inversiones que queremos cuidar. Una de las principales preguntas luego del inicio de un proyecto es si este se ejecuta de acuerdo a lo planificado o han surgido desviaciones. En el caso de la existencia de una desviación, lo que se debería evaluar es si es favorable o no al objetivo del proyecto. Por otra parte, surge una segunda pregunta: ¿Cómo medir de una forma efectiva y eficaz el proyecto?

Juguemos con un ejemplo: consideremos que en cierto momento de la ejecución de un proyecto obtenemos los gastos acumulados de las actividades producidas de u$s 500.000. El desglose de estos gastos son: mano de obra, insumos, gastos derivados del uso de infraestructuras como alquileres,luz, gas, agua, gastos financieros y otros. En definitiva, cualquier gasto de dinero imputable al proyecto.

Comparando este gasto ocurrido con el cash-flow planificado al día de la fecha de evaluación, encontramos que el gasto debería ser de u$s 480.000. Vemos que el proyecto presenta una desviación de costos  (u$s 20.000), pero:¿Cómo esta desviación afecta al objetivo del proyecto?El proyecto teniendo una desviación de costos desfavorable podría tener un estado general muy favorable. Incluso ser el proyecto “estrella”.

Uno de los métodos que brinda las respuestas a las preguntas formuladas y el correcto análisis de un proyecto es la gestión mediante el valor ganado.

La gestión por el Valor Ganado (Earned Value, en inglés) es una herramienta integral a la hora de evaluar un proyecto debido a que permite combinar el alcance (objetivo a lograr), el calendario y el costo.

La forma más fácil que he encontrado de explicar el concepto de Earned Value es mediante la comparación con un sistema de doble entrada contable: el debe y el haber.

Durante la ejecución se gasta dinero en las actividades, este dinero gastado es lo que se tomará como parte del debe. A la vez en esa misma ejecución se produce un resultado (completo o parcial) y este debe tomarse en cuenta a la hora de contarlo en el haber del proyecto.

De esta manera nos encontramos frente al a el gasto y el valor añadido que generaron las tareas del proyecto. Los dos factores mencionados si se comparan con el presupuesto y el calendario de ejecución determinaran los índices o grado de avance del proyecto.

Volviendo a la comparación de un sistema  de doble entrada contable, siempre que se gasta el dinero en una determinada actividad (que resulta exitosa) debe de producir un valor agregado, algún grado de avance o proveer una garantía de progreso hacia el objetivo propuesto. De esto se puede deducir que una tarea mal realizada, que necesitará de re-trabajo, incurre en un costo mayor que el planificado.

Todo sistema de medida requiere de unas magnitudes cuantitativas y unas unidades. Las unidades básicas del Earned Value son el costo presupuestado, el costo real y el valor ganado, respectivamente, medidos en una unidad monetaria.

Regularmente se puede graficar estas variables mediante un gráfico en el cual el eje de la abscisa se representa el tiempo y en eje de las ordenada el dinero.

En la Figura 1 se pude ver que se ha incurrido en un gasto mayor al planificado obteniendo un valor menor al planificado (el peor estado de un proyecto). En este gráfico se presentan algunos conceptos que me gustaría introducirlos:

  • El Valor Planificado (PV, Planed Value): es la inversión planificada que se realiza en el proyecto durante el periodo de duración del mismo.
  • El Costo Actual (AC, Actual Cost): es el costo real del trabajo realizado. Es decir  el costo incurrido para llevar a cabo del trabajo que se ha realizado hasta la fecha
  • El Valor Ganado (EV, Earned Value): es el costo planificado (no real) del trabajo realizado hasta la fecha. Es una parte del presupuesto total igual al porcentaje del trabajo realmente terminado

Dado que lo que pretendemosobtener son desviaciones respecto a un plan original, el costo presupuestado va a ser de referencia, de manera que va aser fijado en el momento de realizar la planificación detallada.

Con lo presentado podemos evaluar un proyecto teniendo en cuenta las siguientes dimensiones:

  • Calendario (Schedule)
  • Costo (Cost)

Desde el punto de vista de calendario las métricas comparativas a tomar serán:

  • Desviación de Calendario: Schedule variance (SV) SV = EV – PV
    • SV mayor que 0 determina que estamos progresando en calendario de una manera mayor a la planificada.
    • SV igual a 0 el proyecto se encuentra conforme a lo planificado en cuanto a calendario.
    • SV menor que 0 determina que estamos progresando por debajo de lo planificado.
  • Índice de Desempeño del Cronograma: Schedule performance index (SPI) SPI = EV / PV
    • SPI mayor que 1 determina que nos encontramos por arriba de lo planificado.
    • SPI igual a 1 nos encontramos de acuerdo a lo planificado.
    • SPI menor que 1 determina que nos encontramos por abajo de lo planificado.

Desde el punto de vista de costo las métricas comparativas a tomar serán:

  • Desviación de Costo: Cost variance (CV) CV = EV – AC
    • CV mayor que 0  nos encontramos por debajo del presupuesto.
    • CV igual a 0 el proyecto se encuentra conforme a lo planificado en cuanto a costos.
    • CV menor que 0 determina que tenemos costo mayor que lo planificado.
  • Índice de Desempeño del Costo: Cost Performance Index (CPI) CPI = EV / AC
    • CPI mayor a 1 nos encontramos por encima del presupuesto.
    • CPI igual a 1 nos encontramos de acuerdo a lo planificado.
    • CPI menor a 1 significa que el costo incurrido es más grande que lo planificado.
El Valor Ganado, como se ha visto, es una técnica sencilla para medir un proyecto teniendo en cuenta sus desviaciones con respecto al plan.  En artículos posteriores presentaremos como las métricas presentadas pueden ser usadas en un Tablero de Comandos de Proyecto y como hacer proyecciones del proyecto.

Nota publicada originalmente en Ser Gerente el 19/05/2012


Sobre el autor

Cesar Spessot

I'm one of the authors of the main subject book: "Sistemas de Soporte de Decisiones (Decision Support System): Teoria y Practica", where I developed the following topics: Data Acquisition design patterns, Multidimensional Databases Design, Data Exploration, Data Mining architecture, algorithms and applications.

Deja un comentario

Pin It on Pinterest

¿Te gustó la nota?

¡Compártela con tus colegas!