Tips para Optimizar una Reunión de Trabajo

Tips para Optimizar una Reunión de Trabajo

Muchas veces nos reunimos por inercia y terminamos perdiendo tiempo y no generando los resultados esperados de una simple reunión de trabajo.
Les presentamos en esta nota algunos consejos útiles para que sus reuniones sean ágiles y realmente se obtengan resultados positivos.

Reflexionando sobre el Costo de una reunión

Es muy importante conocer el COSTO de una reunión, al menos estimado.
Si por ejemplo se trata de una reunión de Gerentes calculemos a ojo de buen cubero el valor humano de esa reunión:
Supongamos 4 gerentes x 4 horas = son 16 horas gerentes y solo Usted sabe cuanto dinero esta invirtiendo en esa reunión.
Las reuniones son CARAS. Por eso debemos optimizarlas y sacarles el máximo de rendimiento.

Coordinador y Secretario

Es impresincible que cada reunión sea coordinada por una persona que, no necesariamente, tiene que ser la que tenga el puesto más jerárquico. El coordinador será quién escriba en un pizarrón los temas y esquemas. Además será quien otorgue el permiso de participación de cada integrante.
El Secretario anotará los TEMAS (o problemas) tratados y las ACCIONES acordadas entre todos y los RESPONSABLES. Luego enviará un e-mail o una copia en papel de ésta Memoria de Reunión que es muy importante para luego, en la próxima reunión, generar acciones de control.

Método

El coordinador de la reunión será quién aclare a todos los participantes el OBJETIVO de la reunión, los PASOS A SEGUIR y el MÉTODO. Dependiendo del tipo de reunión, es conveniente que cada tema se trate en orden y sin saltar de un tema a otro, priorizando LO IMPORTANTE de LO URGENTE. Cada PROBLEMA que se trate debe resolverse por unanimidad y se debe acordar, entre todos, de UN RESPONSABLE por cada ACCIÓN acordada. El Secretario tomará nota.

Parking

Durante el desarrollo de la reunión es probable que surjan temas importantes que estén fuera de la AGENDA de la reunión. En el pizarrón se abrirá una COLUMNA llamada PARKING donde anotaremos todos los TEMAS extra que surjan y éstos serán tratados al final de la reunión o bien en otra reunión específica para éstos temas.

Estados de ánimo

Es probable que no todos los participantes de la reunión dispongan de un humor favorable. Es recomendable que, antes de comenzar formalmente con la reunión, el coordinador le pregunte a cada participante como está animicamente y si éste muestra mal humor o simplemente no esta DISPUESTO es preferible que no participe de esa reunión, sin esto significar algo malo o negativo. Todos tenemos derecho a tener un mal día y a veces es mejor no contagiar nuestro mal humor, mucho menos en una reunión de trabajo.
Una solución también a los estados de ánimo es que antes de comenzar la reunión cada uno dibuje una carita en un pizarrón reflejando su estado de ánimo, como un especie de EMOTICÓN. Así todos sabremos el estado de cada uno y en base a eso podremos encarar mejor las comunicaciones.

Conclusión

Una vez resueltos todos los temas, el SECRETARIO debe leer en voz alta el RESUMEN de la reunión (que será enviado por e-mail a todos los participantes) y se repasarán los TEMAS tocados, los PROBLEMAS resueltos, las ACCIONES acordadas y los RESPONSABLES de cada acción.
A veces es bueno que todos los participantes firmen el RESUMEN de la reunión.

En algunos casos sugerimos también tomar nota de la DURACIÓN de la reunión y del COSTO de la misma, para determinar si fue RENTABLE O NO (soluciones obtenidas vs. costo).

Tips para el Coordinador:

  • Los comentarios personales sobre fútbol o programas de TV deben ser tratados fuera de la reunión.
  • Sugerir dejar los celulares a una secretaria o ponerlos en vibrador.
  • Sugerir que cada participante disponga de lapicera y papel.
  • En el caso de Brain Storming (o tormenta de ideas) no permitir CRÍTICAS sobre las ideas, hay que fomentar la locura.
  • Hacer breaks de 5 minutos para tomar un cafe FUERA DEL ÁMBITO DE LA REUNION (balcón, patio, pasillo, etc) (no es recomendable beber el café DURANTE la reunión).

Y recuerden un LIDER no es quién habla más, sino quién incide más en los resultados.

Nota publicada originalmente en Ser Gerente el 15/07/2009


Sobre el autor

Ingeniero de profesión, eterno aprendiz por convicción y apasionado escritor solo por atrevimiento. Enloquecido por los desafíos y provocador de la buena suerte. Convencido de que todo problema tiene solución y que los imposibles son solo un punto de vista ;-) Soy el responsable y editor de Ser Gerente, y autor de muchas de las notas aquí publicadas. Cualquier cosa que necesites, estoy para ayudarte.

4 comentarios

  1. exelente comparti y aprender ,gracias ,gracias

    atte:claudio aap

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  2. una reunión se debe aprovechar al máximo por el costo de la misma, por eso es fundamental que el que lidera, debe priorizar los temas con una agenda, la misma debe incluir como uno de los puntos finales participación y comentarios de los participantes.

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  3. Excelente el articulo, justo lo que buscaba, doy iniciando mis reuniones y quiero mejorar el grupo

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